1 lipca 2021 r. wdrożono kolejne funkcjonalności systemu eKRS, które miały skrócić ścieżkę administracyjną dotyczącą wpisu spółek i spółdzielni do rejestru. Obecnie zdecydowaną większość spraw można sfinalizować tylko i wyłącznie poprzez platformę, która wymusza podawanie danych niezgodnych z prawem. Zapraszamy do lektury artykułu, w którym wskażemy, z jakimi problemami mierzą się osoby prawne w pracy z eKRS.
Problemy z eKRS – brakuje ważnych funkcjonalności
Pełnomocnicy spółek i spółdzielni, pomimo stosunkowo długiego czasu, który upłynął od wdrożenia systemu, sygnalizują szereg problemów. Już w 2021 roku pisaliśmy o niedrożnym systemie eKRS. Wprowadzone do tej pory aktualizacje wyraźnie poprawiły funkcjonowanie rejestru, jednak wciąż pozostaje kilka kwestii, które czekają na rozwiązanie. Jak wskazuje portal prawo.pl w artykule z dnia 17 marca 2023 r. użytkownicy wymieniają następujące problemy w pracy z eKRS:
- długie oczekiwanie na zaktualizowanie wpisów – powoduje to utrudnione szukanie aktualnych danych na temat firm,
- brak adnotacji o dacie zmiany stanu faktycznego – mając na uwadze długi czas oczekiwania na aktualizację wpisów, taka informacja byłaby przydatna,
- brak automatycznego wznawiania działalności gospodarczej – powinno to następować po 2 latach, bez konieczności składania wniosku,
- brak dostępu do podstawowych dokumentów takich jak statut czy umowa spółki – możliwe jest sprawdzenie bardziej specyficznych dokumentów, a nie ma wglądu w te podstawowe,
- niedostosowanie w kwestiach technicznych – drobne sprawy, które mogą spowodować problemy. W przypadku braku PESEL-u powinno się wpisywać datę urodzenia danej osoby, a nie ma pola na uzupełnienie takiej informacji.
Jak widać, w przypadku spółek i spółdzielni pełnomocnicy muszą borykać się z wieloma problemami. Doradcy Agraves w swojej pracy także odnotowali przeszkodę w korzystaniu z platformy eKRS. Szczegóły opisujemy w dalszej części wpisu.
Początkowa data pierwszego sprawozdania w eKRS
Doradcy Agraves już 5 lat temu zgłaszali problem polegający na tym, że system wymusza wpisanie niewłaściwej daty pierwszego okresu sprawozdawczego podmiotu. Zgodnie z artykułem 12. ustawy o rachunkowości, który wskazuje moment otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych: “Księgi rachunkowe otwiera się (…) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.”
Przyjmuje się, że dla nowopowstałego podmiotu dniem otwarcia ksiąg rachunkowych będzie dzień m.in. zawarcia umowy spółki albo podpisania statutu. Dokumenty te precyzują np. kwestie wysokości oraz sposobu wniesienia kapitału początkowego przez właścicieli, co spełnia warunki definicji dnia rozpoczęcia działalności. Ponadto nowo powstały podmiot ma prawo – i często z niego korzysta – ponoszenia kosztów w okresie po jego powstaniu (umowa spółki, podpisanie statutu), ale przed jego wpisaniem do Rejestru Przedsiębiorców w KRS.
Jak mówi Magdalena Rothe, księgowa w Agraves: rok obrotowy, za który przygotowane będzie sprawozdanie może rozpocząć się przed momentem wpisu do KRS. Tak naprawdę jest to bardzo częsta sytuacja, natomiast system eKRS nie jest na to przygotowany. Nie pozwala na wgranie pliku ze sprawozdaniem, który zawiera datę początkową wcześniejszą niż data rejestracji w KRS.
Mikołaj Baum, prawnik Agraves wyjaśnia: Bardzo szybko wykształciła się pewna praktyka radzenia sobie ze sporządzaniem sprawozdań za pierwszy rok działalności podmiotów i jak obserwujemy, zyskała ona milczącą aprobatę sądów oraz urzędów skarbowych. Nie zmienia to jednak faktu, iż jest ona sprzeczna z obowiązującymi przepisami. Zatem postulujemy, po raz kolejny, o wprowadzenie stosownej zmiany w systemie eKRS.
Wsparcie zespołu Agraves w dopełnieniu formalności
W ciągu niemal pięciu lat pracy w systemie eKRS doradcy i prawnicy Agraves wypracowali skuteczne sposoby na to, by spełniać niezbędne formalności i wymagania administracyjne. Prowadząc niemal 100 grup producentów rolnych, dbamy kompleksowo o ich zobowiązania w dziedzinie prawa, księgowości i podatków oraz właśnie sprawozdawczości. Udzielamy wsparcia w zakresie poprawnego ich zarejestrowania w KRS, przygotowywania umów spółek, statutów spółdzielni i zrzeszeń, uchwał i walnych zgromadzeń, a także prowadzimy procesy ich likwidacji.
Czas na sporządzenie i podpisanie sprawozdań finansowych za 2022 rok upływa z końcem marca. Następnie po jego zatwierdzeniu zarząd podmiotu ma 15 dni, najpóźniej do 15 lipca, na przesłanie pliku z uchwałami do eKRS. Czy do tego czasu zostaną wprowadzone stosowne poprawki, które umożliwią wprowadzanie danych zgodnie ze stanem faktycznym? Okaże się już niebawem.
Kontakt do eksperta:
Magdalena Rothe, księgowa
tel. 889 384 533, e-mail: m.rothe@agraves.pl
Zachęcamy do odwiedzenia profilu na Facebooku Agraves. Znajdziesz tam wiele istotnych informacji na temat zmian w przepisach prawnych oraz bieżących naborów.
